迎える側に何を伝えておくか｜既存メンバーの準備とウェルカムメッセージ

当日に知らされるチームで起きること

新しい人が来ることを当日に知ったメンバーは、情報がないまま、その人を解釈します。解釈は、たいてい次の2つのどちらかに寄ります。

何も伝えられていないチームの2つの受け取り方

No.	受け取り方	きっかけ	起きること
1	助けに来た人	「経験者が来る」とだけ聞いている	過剰な期待が生まれる。「経験があるんだから」と説明を省き、最初から難しい仕事が集まる
2	仕事を取りに来た人	自分の担当領域と近い人が来た	距離が生まれる。情報を渡すのが遅れ、本人は「歓迎されていない」と感じる

どちらも、本人が入ってから修正するのは骨が折れます。そして修正できるのは部門の責任者だけです。新しい人本人から「私は助けに来たわけでも、奪いに来たわけでもありません」とは言えません。

もう一つ起きるのは、既存メンバーの心の準備の問題です。日々の仕事が詰まっているところに、突然「新しい人が来たので教えてあげて」と言われると、善意はあっても余裕がありません。1週間前に知っていれば、自分の予定を少し空けることもできます。知らされないから、教えることが「割り込み」になります。

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1週間前の朝会で、5分だけ話す

入社1週間前に、部門の責任者がチームに伝えること

No.	伝えること	例	なぜ必要か
1	誰が・いつ来るか	「来週月曜から、○○さんがこのチームに入ります」	当日に知ると、その日の予定を誰も空けていない
2	何を担当するか	「まずは△△の領域を見てもらい、3か月後に□□まで広げる想定です」	担当が見えないと、自分の仕事が取られるのかが判断できない
3	なぜこの人に来てもらうのか	「△△を強くしたくて来てもらいます。前職では○年、同じ領域を担当していた方です」	期待の中身が共有されると、過剰な期待も警戒も減る
4	最初の3か月で、チームに何をしてほしいか	「最初の3か月は、みんなが当たり前にやっていることを渡してほしい。質問が多いのは当然だと思ってください」	ここが最も抜ける。言われなければ、誰も自分の役割だと思わない

抜けやすいのは4つ目です。「新しい人が来ます」とだけ伝えると、既存メンバーは観客になります。「この3か月は、みなさんが知っていることを渡す期間です」と言われて初めて、当事者になります。

言い方は短くて構いません。「経験のある方ですが、うちのやり方は当然知りません。聞かれたら答えるのではなく、気づいたら先に言ってあげてください」。この一言があるかないかで、最初の2週間の空気が変わります。

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誰が伝えるかで、伝わり方が変わる

同じ内容でも、人事から全社メールで届くのと、部門の責任者が朝会で話すのとでは、受け取られ方が違います。

人事からの案内は「事務連絡」として処理されます。読まれても記憶に残らず、当日になって「そういえばメールが来ていた」となる。一方、責任者が自分の言葉で話すと、「この人を必要としているのは自分たちだ」という文脈がつきます。とくに3つ目（なぜこの人に来てもらうのか）と4つ目（チームに何をしてほしいか）は、責任者以外が言っても意味が薄くなります。採用を決めたのは責任者であり、期待の中身を知っているのも責任者だからです。

時間は朝会の5分で足ります。資料も要りません。ただし、口頭だけだと休んでいた人に届かないので、同じ内容を短くチャットにも残してください。「月曜から○○さんが入ります。△△を担当してもらいます。□□を強くしたくて来てもらいました。最初の3か月は、みなさんが当たり前にやっていることを渡してあげてください」。4行で足ります。

伝える相手は、同じチームだけではありません。他部署でよく関わる人、たとえば経理や情シス、よく一緒に動く別チームの担当者にも、同じ4行を渡しておくと、初日以降の問い合わせがスムーズになります。

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期待を言葉にしておく

3つ目の「なぜこの人に来てもらうのか」は、言いにくいことがあります。とくに、既存メンバーの誰かが担当していた領域に、経験者が入る場合です。

このとき曖昧にすると、いちばん不安になるのは、その領域を担当していた人です。「自分の仕事が取られるのか」「評価が下がったのか」を一人で考えます。伝えるべきなのは、来る人のことより、今いる人の立ち位置がどうなるかです。

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ウェルカムメッセージを、入社前に届ける

もう一つ効くのが、チームの一人ひとりから新しい人へ、短いメッセージを入社前に届けることです。

当日の「はじめまして」は、どうしても一方通行になります。十数人に一度に紹介され、名前も顔も覚えられないまま、その日が終わる。ところが入社前に、一人ずつから3行ほどのメッセージが届いていると、初日の会話の入り方が変わります。本人の側に「この人は経理の△△さん、返信をくれた人だ」という手がかりができるからです。

ウェルカムメッセージに書いてもらうこと（一人3行で十分）

No.	書くこと	例
1	名前と担当	「経理の△△です。請求まわりを担当しています」
2	その人との接点	「○○さんが担当される案件の請求を、私が処理しています」
3	一言	「わからないことがあったら、席が近いので声をかけてください」

形式は凝らなくて構いません。大事なのは「全員が書く」ことではなく、「最初に関わる人が書く」ことです。同じチームの5人と、他部署でよく関わる2〜3人。7〜8通あれば十分で、それ以上はむしろ読むのが負担になります。

onbx では、この一人一言を入社前の内定者・新入社員ポータルに集めて、入社日の前に本人に届ける形にしています。集める側は依頼と催促をしなくてよく、本人は初日を迎える前に、会う人の顔と名前を一度見ている状態になります。歓迎の気持ちを制度にするのではなく、伝わる形にして運ぶ、という考え方です。

迎える側の準備：何もない場合と、1週間前に伝えた場合

何もない

• 当日の朝、「今日から来た○○さんです」と全体に紹介される
• メンバーはその人を「助けに来た人」か「仕事を取りに来た人」で解釈する
• 教えることが割り込みになり、善意はあっても余裕がない
• 同じ領域の担当者は「自分の仕事が取られるのか」を一人で考える

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1週間前に伝えた

• 誰が・いつ来て、何を担当し、なぜこの人なのかが共有されている
• 「最初の3か月は、みんなが知っていることを渡す期間」と役割が示されている
• 既存メンバーの立ち位置がどうなるかが、先に言葉になっている
• 一人一言のウェルカムメッセージが入社前に届き、初日の会話が始まりやすい

入社までにやっておくことの全体はこちら、初日の組み立てはこちらで扱っています。